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Question-réponse

Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?

Vérifié le 07/11/2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.

La <span class="miseenevidence">cote</span> correspond à la <span class="miseenevidence">numérotation des pages</span> d'un livre, d'un registre ou d'un répertoire. Elle a pour objectif d'empêcher la substitution d'une ou plusieurs pages.

Le <span class="miseenevidence">paraphe</span>, quant à lui, est une signature abrégée faite à une date certaine sur les registres de la société par une autorité compétente. Elle donne un caractère authentique au docuement.

La cote et le paraphe, à eux deux, empêchent <span class="miseenevidence">toute falsification</span>, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression d'un document ou d'une page dans le registre.

 Attention :

La cote et le paraphe doivent être apposés sur les documents sociaux <span class="miseenevidence">avant leur utilisation</span>.

Les documents qui doivent être cotés et paraphés dépendent de la forme juridique de la société :

    • Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit <span class="miseenevidence">obligatoirement</span> être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.

    • Le registre des décisions prises par l'associé unique doit <span class="miseenevidence">obligatoirement</span> être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.

    • Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés <span class="miseenevidence">peut</span> être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.

    • Le registre des décisions de l'associé unique <span class="miseenevidence">peut</span> être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.

    • Le registre des procès-verbaux des <span class="miseenevidence">délibérations du conseil d'administration</span> doit être coté et paraphé.

      Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles doivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.

      Le registre des procès-verbaux des <span class="miseenevidence">délibérations prises par l'assemblée des actionnaires</span> doit également être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.

    • Le registre des procès-verbaux des <span class="miseenevidence">délibérations du conseil de surveillance</span> doit être coté et paraphé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles doivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.

      Le registre des procès-verbaux des <span class="miseenevidence">délibérations prises par l'assemblée des actionnaires</span> doit également être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent alors être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.

  • Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés <span class="miseenevidence">doit</span> être paraphé et signé. Les procès-verbaux peuvent également être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité. Elles edoivent être paraphées et contenir le sceau de l'autorité qui les a paraphées.

      À savoir

    Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents. La cote et le paraphe ne sont pas nécessaires dans ce cas.

Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des autorités suivantes :

  • Maire ou adjoint au maire

Où s’adresser ?

Mairie

  • Greffier du tribunal de commerce

Où s’adresser ?

Greffe du tribunal de commerce

  • Juge du tribunal judiciaire

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

Le coût varie en fonction de l'autorité qui cote et paraphe le document.

  • Faire coter et parapher un document en mairie est <span class="miseenevidence">gratuit</span>.

  • Faire coter et parapher un document coûte environ <span class="valeur">3 €</span>, auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.

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